印刷しないでWordファイルに署名する
いつもの手順はうんざりするものです。契約書を印刷して、最後のページに署名し、曲がったままスキャンし直して、元より3倍も重いファイルをメールで送る。しかもテキスト層が失われるので、そのあと誰もその契約書を検索できません。
ここでは文書がPDFに変換され、目に見えているページの上で署名の位置を決めれば、そのまま結果がダウンロードされます。1枚も印刷しませんし、文字は選択できるままなので、署名した契約書はあとからでも検索も引用もできます。
仕上がりがPDFである理由
DOCXが記述しているのは中身であって、ページではありません。4ページ目がどこで終わるかは、Wordがファイルを開いたときに、そのパソコンのフォントとページ設定を見て決めます。そこへ署名の画像を入れれば、位置はずれます。送った相手の画面では段落の真ん中に着地しているかもしれませんし、誰でも2クリックで動かしたり消したりできてしまいます。
PDFには動かない本物のページがあります。署名に必要なのはまさにそれで、取引先も電子署名の仕組みも、この形式を前提にしています。あとでまた編集できる状態に戻したくなったらPDFをWordに変換が元に戻しますし、署名の絡まない変換だけならWordをPDFに変換がその役目を引き受けます。
署名する前に
- 変更点を確認する。相手から新しい版が返ってきたときはWord文書を比較で。
- 条件を読み込む。契約書の分析がリスクと義務を洗い出します。
- 空欄を埋める。署名の前に文書を仕上げるなら、先にPDFフォームに入力を。
- 控えを残す。署名が終わったらドキュメント保管庫へ。