表は表計算ソフトにあるべきです
PDFの中の表は、データの写真です。読めますが、扱えません。並べ替えもできず、合計も出せず、ピボットもかけられず、コピーして貼り付ければ列は崩れて一行の悲しい文字列になります。XLSXへの変換は、その表を本来の姿、つまり実際の値が並んだ行と列に戻す作業です。
変換ツールは各ページの見た目の構造を解析し、列の境目と行の切れ目を見つけて、本物の表計算セルとして書き出します。数値は数値のまま入るので、Excelで最初にする作業が、1時間の検索と置換ではなくSUMになります。
いちばん時間が浮く場面
- 仕入先の価格表。PDFで届くのに、シート上で比べたいもの。
- 財務レポート。その数字を自社のモデルに取り込みたいもの。
- 在庫表や注文一覧。他のシステムが印刷用ファイルとして書き出したもの。
- 取引明細書。経理に回すものです。AIで処理する道は銀行明細をCSVに変換もご覧ください。
大きな文書でのコツ。先にPDFを分割して、表の入ったページだけを変換してください。出来上がるシートはすっきりしますし、変換も速く終わります。