手元を離れる前に、レイアウトを固める
Wordファイルは生きた文書で、共有するときにはそれがそのまま問題になります。相手のフォントは違い、Wordのバージョンが違えば改行の位置も変わり、スマートフォンのアプリでは表が流し込み直され、丁寧に整えた提案書が、少しだけ崩れた姿で届きます。PDFに変換すれば一文字ずつがその場に固定されます。承認したとおりのものが、そのまま全員に見えます。
この変換ツールは文書を忠実に描画し、フォントを埋め込みます。履歴書も、請求書も、見積書も、公式な書状も、受け取った側できちんとした見た目のまま保たれるのはそのためです。一方向の守りにもなります。キーボードにうっかり手が乗ったくらいでは、PDFの中身は書き換わりません。
いつもPDFで送るべき書類
- 履歴書とカバーレター。採用担当者は、Outlookからスマートフォンまで、あらゆる環境で開きます。
- 請求書と見積書。数字がシステムのあいだでずれてはいけません。
- 署名する契約書。変換してから、印刷せずにPDFに署名で署名できます。
- 公的な申請書類。申請サイトはたいていPDFでのアップロードを求めます。
できあがったPDFをあとから直すことになっても、戻る道は一手間で済みます。PDFをWordに変換が、編集できるコピーを取り戻します。アップロードの容量制限にPDFを収めたいときは、PDFを圧縮がサイズの面倒を見ます。