期限切れは、いつも最悪のタイミングで見つかる
1月にパスポートを確認する人はいません。確認するのは7月、空港で、あるいは3週間後の旅行の航空券を予約しているときで、たいていの更新手続きにはちょうど間に合わないタイミングです。同じことが、水漏れの後で失効に気づく保険にも、再交渉しようと思っていた前の週に自動更新された賃貸借契約にも起こります。
解決策は気合いではなく、手作業をなくすことです。書類が保管庫に入ると、日付はその紙面から直接読み取られます。パスポートや身分証の有効期限、保険の保障期間、契約の終了日。日付を入力しないので、打ち間違えることも、入力し忘れることもありません。
ひとつの質問で、すべてをまとめて確認
日付が一か所に集まっているので、役に立つ質問は「Xはいつ切れるのか」だけではありません。「もうすぐ切れるのはどれか」を、すべての書類にまとめて尋ねられます。旅行の予約前には、搭乗する全員のパスポートについて尋ねる。年の初めには、今年更新が必要なものを尋ねて、その答えを心配ではなく予定表に書き込む。
更新の書類仕事も、隣にあるツールを使えば楽になります。新しい書類はJPGをPDFに変換で撮ってPDFにし、外国語の証明書はPDFを翻訳で訳し、更新用の申請書はPDFフォームに入力で埋められます。