Eine Word-Datei unterschreiben, ohne sie auszudrucken
Der übliche Ablauf ist trostlos: Vertrag ausdrucken, letzte Seite unterschreiben, schief wieder einscannen und dann eine Datei verschicken, die dreimal so groß ist wie das Original. Nebenbei ist die Textebene zerstört, sodass hinterher niemand mehr in der Vereinbarung suchen kann.
Hier wird das Dokument in ein PDF umgewandelt, Sie setzen die Unterschrift auf die Seite, die Sie vor sich sehen, und das Ergebnis wird heruntergeladen. Nichts wird gedruckt, und der Text bleibt markierbar, sodass sich die unterschriebene Vereinbarung weiterhin durchsuchen und zitieren lässt.
Warum das Ergebnis ein PDF ist
Eine DOCX beschreibt Inhalt, keine Seiten. Word entscheidet erst beim Öffnen, wo Seite vier endet, und zwar anhand der Schriften und der Seiteneinrichtung auf dem jeweiligen Rechner. Legen Sie ein Unterschriftsbild hinein, wandert es: Der Empfänger sieht es womöglich mitten in einem Absatz landen, und verschieben oder löschen kann es jeder mit zwei Klicks.
Ein PDF hat echte Seiten, die nicht verrutschen, und genau das braucht eine Unterschrift; außerdem ist es das Format, das Vertragspartner und Signatur-Workflows erwarten. Brauchen Sie das Dokument später wieder bearbeitbar, wandelt PDF in Word es zurück, und Word in PDF erledigt die Umwandlung allein, wenn keine Unterschrift im Spiel ist.
Bevor Sie unterschreiben
- Änderungen prüfen mit Word-Dokumente vergleichen, wenn eine neue Fassung von der Gegenseite zurückkam.
- Konditionen lesen mit der Vertragsanalyse, die Risiken und Pflichten markiert.
- Lücken vorab füllen mit PDF-Formular ausfüllen, damit das Dokument vollständig ist, bevor unterschrieben wird.
- Eine Kopie behalten im Dokumententresor, sobald unterschrieben ist.