送るのは資料であって、誰でも編集できるファイルではない
PPTXには、発表者用のノート、非表示のスライド、トリミングで切り落としたはずの画像の外側、そしてそれらを書き換える手段までまとめて入っています。作業ファイルを渡すのではなく資料を見せたいのなら、PDFのほうが正直な形式です。固定されていて、どこでも通用し、PowerPointを入れたことのない人でも開けます。
変換では、PowerPointが印刷するのと同じようにスライドを描画し、フォントを埋め込み、画像は元の解像度のまま収めます。この埋め込みがあるから、社内指定の書体で作った資料が取引先ではTimes New Romanになり、テキストボックスがことごとくはみ出す、というお決まりの失敗が起きません。
よくある使い方
- 取引先への提案書を、編集できる資料ではなく文書として送るとき。
- 学会やイベントへの提出で、主催者がPDFのみを求めているとき。
- 役員会の資料を報告書と1つのファイルにまとめるとき。
- 紙の配布資料で、ページの区切りを狂わせたくないとき。
あとで編集できる状態に戻したくなったら、PDFをPowerPointに変換がPDFからスライドを組み直します。写真が中心の資料なら、PDFを圧縮を通せば、たいていメールサーバーの上限を十分に下回る大きさになります。