2つの版を並べて読むから、見落としは生き残る
「少し直しただけです」と言われて第3版が届きます。第2版と並べて読めば丁寧に確認した気になりますが、目は滑ります。変わった期限、そっと落とされた条項、金額の数字ひとつ。構造にそった差分には、そうした死角がありません。両方の文書のすべての行が突き合わされ、違うところには必ず印が付きます。ひと晩かけて読み込んでいた作業が、ハイライトされた箇所を2分で確かめる作業になります。
この比較は、あえてテキストを軸にしています。内容で文書を揃え、書き換えられた行を対にし、その中の変わった単語に印を付けます。変わっていない部分はたたまれるので、40ページの契約書に3か所の修正があれば、読むのは3つのハイライトとその前後だけです。
大事な文書ほど差分で確かめる
典型は契約書とその別紙です。Wordの原本をレッドラインのように確認したいときはWord文書を比較を、契約書の版を比べるときに何を見るべきかは契約書を比較する手順をご覧ください。スキャンした書類は、PDFをOCRがテキストレイヤーを加えれば比較できるようになります。知りたいことが「何が変わったか」ではなく「この条項は危なくないか」であれば、ファイルは契約書の分析に渡してください。